Hàbit 3: Les primeres coses, primer

L’ hàbit 3 és la realització pràctica dels hàbits 1 i 2. L’ hàbit 1, com ja hem vist, es basa en els quatre dons humans, que són l’ imaginació, la consciència moral, la voluntat independent i l’ autoconsciència, i serveix per canviar el paradigma. L’ hàbit 2 és la creació primera o mental i es basa en l’ imaginació i la consciència moral i és el contacte profund amb els nostres paradigmes i valors bàsics. L’ hàbit 3, doncs, és la creació segona o física. És l’ exercici de la nostra voluntat independent per esdevenir centrats en els principis, és a dir, és la voluntat de dir si o no a coses importants per a les persones.

Cal recordar que, la gestió és totalment diferent al lideratge. El lideratge està situat a l’ hemisferi dret del cervell de les persones, en canvi, la gestió a l’ hemisferi esquerra del cervell. I aquesta gestió si es fa ben feta determina la qualitat i fins i tot l’ existència de la segona creació. Una diferència clara d’ aquesta gestió i del lideratge és que la gestió efectiva és posar les primeres coses, primer i el lideratge decideix que són les primeres coses.

La voluntat independent, que és la base de l’ hàbit 3, és l’ habilitat de prendre decisions, d’ escollir i d’ actuar en conseqüència. Aquesta voluntat és allò que fa l’ autogestió efectiva. Però el poder d’ aquesta voluntat independent prové del fet d’ aprendre a utilitzar aquest gran do en les decisions que prenem cada dia, i no només en les coses més generals.

Aquesta voluntat independent es mesura amb el grau d’ integritat de les persones. La integritat és el valor que ens donem a nosaltres mateixos, és a dir, fer el que diem.

La gestió és la posada en pràctica del lideratge, és a dir, la disciplina. Aquesta disciplina d’un mateix depèn de la voluntat independent, és a dir, de dir un si! fort a l’ interior de cada un i dir no a altres coses.

L’ hàbit 3 tracta moltes de les qüestions adreçades al camp de la gestió de la vida i del temps. Aquesta gestió de la vida i del temps es divideix en quatre generacions:

1. La primera generació es caracteritza per donar reconeixement a moltes demandes que exigeixen ser ateses.
2. La segona generació intenta mirar cap endavant, d’organitzar fets i activitats en el futur.
3. La tercera generació reflecteix el camp actual de la gestió del temps. Dóna importància a la priorització, a l’ aclariment de valors, etc. També inclou el concepte del planejament diari.

Molta gent, després d’ aquestes 3 generacions, s’han sentit massa organitzats, massa restringits. Gràcies a aquests fets, comença a sorgir una quarta generació.

4.    Reconeix que gestió del temps és una denominació errònia: el desafiament no és gestionar el temps, sinó gestionar a les persones. En comptes de concentrar – se en les coses i en el temps, com fan les altres tres generacions, es concentra a preservar i reforçar relacions i assolir resultats.

La quarta generació d’ autogestió és més avançada que la tercera en cinc aspectes. Està centrada en principis, està dirigit per la consciència moral, defineix la nostra missió exclusiva, amb la inclusió de valors i objectius a llarg termini, ens ajuda a equilibrar la nostra vida identificant els nostres rols i ofereix un context més gran a través de l’ organització setmanal.

Existeix una matriu, que conté quatre parts, de la gestió del temps. El quadrant I és urgent i important. Són activitats com les crisis, problemes urgents i projectes amb data d’ entrega, és a dir, activitats que requereixen una atenció immediata. Aquest quadrant I té l’ inconvenient que absorbeix a molta gent i els acaba dominant. El resultat de centrar – se tant en el quadrant I és l’ estrès, el desgast, etc.

Per altre banda, hi ha gent que passa molt de temps al quadrant III, que és urgent, però no important. Aquesta gent passa molt de temps en aquestes coses urgents, perquè suposen que també son importants, però no és així. Són exemples activitats com les interrupcions (trucades), cartes, informes reunions, etc. El resultat d’ aquest quadrant és l’ enfocament a curt termini, veure objectius i plans com a inútils, sentir – se victimitzat, sense control, etc. 

La gent que gasta el seu temps en els quadrants III i IV porta una vida d’ irresponsabilitat, ja que el quadrant IV (no urgent, no important) és una pèrdua de temps. Per tant, la gent efectiva no entra als quadrants III i IV perquè no són importants.

D’ aquesta manera, ens centrem en el quadrant II (no urgent, important), que és el cor de la gestió personal efectiva. Fa referència a coses com construir relacions, escriure una declaració de missió personal (hàbit 2), fer un planejament a llarg termini, fer una preparació, entre d’ altres. La gent no fa aquestes coses perquè són coses, òbviament, important però no urgents i, per tant, quan et pares a pensar en elles tenen un gran impacte.

Hem de tenir una voluntat independent i ser proactius per dir si a les prioritats importants del quadrant II, i així aprendre a dir no a d’ altres activitats. D’aquesta manera, les persones hem de decidir quines són les prioritats més altes i tenir coratge per dir no a les altres. Un dels problemes bàsics per complir el quadrant II és que no ens implantem prou profundament en els nostres cors i caps les prioritats, no ens centrem en els principis i no hem realitzat una declaració de missió personal.

Si tenim tots aquests problemes tan habituals ja integrats dins nostre veurem el quadrant II com un lloc natural i prometedor on invertir el nostre temps. I per tenir aquestes problemes resolts, l’únic que es necessita és tenir autoconsciència.

Com ja he parlat anteriorment, les tres generacions de gestió del temps no han produït una eina que permeti a una persona viure amb un estil de vida centrat en principis dins del quadrant II. Una eina d’ organització del quadrant II ha de complir sis criteris importants:

1.    Coherència. La coherència suggereix harmonia, unitat i integritat en la nostre visió i missió, els nostres rols i objectius, en les nostres prioritats i plans, desitjos i disciplina.

2.    Equilibri. Aquesta eina ens hauria d’ ajudar a tenir equilibri en la nostre vida.

3.    Centrar – se en el quadrant II. Necessitem una eina que ens ajudi a passar el temps que necessitem al quadrant II.

4.    Una dimensió humana. Una eina que sàpiga treballar amb la gent.

5.    Flexibilitat. La nostre eina de planificació ha de ser el nostre servent.

6.    Portabilitat. Aquesta eina hauria de ser portable.

L’ organització dins del quadrant II inclou quatre activitats clau:

1.    Identificar rols. Identificar quin és el rol que realitzo com a individu.

2.    Seleccionar objectius. Pensar en un o dos resultats importants que em sembli que haig d’ assolir.

3.    Programació temporal. Programa la setmana amb els objectius al cap, i programar el temps necessari per assolir – los.

4.    Adaptació diària. Amb una organització setmanal, la planificació diària esdevé una funció d’ adaptació, de prioritzar activitats.

L’ hàbit 3 ens vol ensenyar la gran diferència que hi ha entre organitzar la nostre setmana com a quadrant del II, és a dir, definir objectius a llarg termini, i organitzar els nostres dies com a individu.

Un altre fet sobre la gestió del temps, és que no hem de pensar en la gent en termes d’ eficàcia, sinó que hem de pensar en la gent en termes d’ efectivitat i, per tant, les coses en termes d’ eficàcia.  Però si tenim l’ hàbit 2 ven interioritzat en el nostre cor i al nostre cap, podem subordinar la nostre agenda i podem ser flexibles.

Sobre la gestió del temps, podem delegar el temps (eficàcia) o a la gent (eficient).

La delegació es pot dividir en dues: la delegació a un subaltern, que no saben com organitzar una delegació completa de tal manera que una altre persona se senti compromesa a assolir resultats, és a dir, delegar a un subaltern és senzillament dir “fes allò...”, “ves aquí...”. I la delegació a un encarregat, que es concentra en els resultats en comptes de fer-ho en els mètodes. Delegar a un encarregat exigeix una comprensió i un compromís mutus.

Per finalitzar, a mesura que treballem per desenvolupar un paradigma del quadrant II, incrementarem la nostra habilitat d’ organitzar i executar cada setmana de la nostra vida al voltant de les nostres prioritats més profundes.